Sådan påvirker den europæiske digitaliseringsdagsorden små og mellemstore virksomheder

Sådan påvirker den europæiske digitaliseringsdagsorden små og mellemstore virksomheder

23/01/2018

Hvis man taler med en hvilken som helst lille eller mellemstor virksomhed, vil strømlining af drift til reduktion af omkostninger med al sandsynlighed være blandt deres tre topprioriterede mål.

Det er ingen overraskelse, at virksomheder i alle størrelser altid har stræbt efter dette. Men i de senere år har vejen til dette mål i stadig større grad betydet udvikling fra manuelle processer til digitale.

Tag fx kommunikationsområdet hvor vi har set, at virksomheder udvider antallet af anvendte kanaler fra udelukkende fysisk post til nu at omfatte e-mail, sociale medier og SMS, fordi det ofte er billigere og mere praktisk for dem og kunderne. Digital behandling kan reducere omkostninger, samtidig med at kundeoplevelsen forbedres.

I det store og hele har digitaliseringen i grunden været drevet af hver enkelt lille og mellemstor virksomhed. Hvis virksomheder syntes, at den manuelle drift fungerede godt for dem, kunne de fortsætte med det, fordi der ikke var noget lovgivningsmæssigt pres for at skulle tilpasse sig. Det er imidlertid ved at ændre sig nu.

EU ser fordelen ved det digitale i den offentlige sektor

I de fleste EU-lande er fakturering fortsat overvejende manuelle og papirbaserede processer, men en sådan forældet og ineffektiv metode belaster ressourcerne, især i den offentlige sektor, hvor serviceydelser typisk er overbelastet. For at modvirke dette problem forsøger EU at fremme anvendelsen af elektronisk fakturering (e-fakturering) – som automatiserer meget af processen – i forbindelse med offentlige udbud. Én af foranstaltningerne er indførelsen af direktiv 2014/55/EU, der giver e-fakturaer samme status som deres modstykker i papirform, og som søger at standardisere layouts og formater for at reducere kompleksiteten ved at sende fakturaer på tværs af grænser.

Nogle medlemsstater har gået et skridt videre og bemyndiget brugen af e-fakturering i den offentlige sektor. Større virksomheder i Frankrig må fx kun fakturere elektronisk, mens mindre virksomheder har indtil 2020, inden det også gælder for dem. I Østrig og Danmark har obligatorisk B2G-e-fakturering (mellem virksomheder og det offentlige) været anvendt i årevis. En komplet gennemgang af medlemslandenes love kan ses her (på engelsk) [LINK].

Hvorfor alle små og mellemstore virksomheder bør holde øje med e-faktureringsregler

Mange små og mellemstore virksomheder fakturerer ikke til staten eller den offentlige sektor og tror derfor ikke, at denne lovgivning har nogen betydning for dem. Men hvis de bruger leverandører, der handler med staten, betyder det, at disse med stor sandsynlighed sender e-fakturaer til alle andre, hvilket tvinger små og mellemstore virksomheder til at tage teknologien til sig for at kunne behandle disse fakturaer. Hvis EU er villig til at indføre bestemmelser om faktureringsbrug, er det desuden kun et spørgsmål om tid, inden andre processer også reguleres – såsom kommunikation – med det mål at skabe en fuldkomment digitaliseret region.

Når små og mellemstore virksomheder er nødt til at reagere, især som svar på nye love, kan de gå i panik. De synes ikke, at de har tid, og ender med at vælge værktøjer, der ikke helt passer til deres krav. Der er ofte ikke tænkt nok på integration, og processer begynder at komme i indbyrdes konflikt og bliver mere omkostningskrævende og komplekse, hvilket fuldstændigt eliminerer de fordele, som digitale værktøjer reelt giver.

Små og mellemstore virksomheder skal proaktivt tage værktøjer i brug, der virkeligt forbedrer eksisterende processer, og det er altid en god idé at starte med kommunikationsområdet. Løsninger, der er webbaserede og automatiserer oprettelsen og afsendelsen af korrespondance, giver små og mellemstore virksomheder mere tid til at fokusere på kunderne, samtidig med at omkostninger og fejl reduceres. Ibrugtagning giver udelukkende fordele.