Hvorfor fysisk og digital post bør eksistere side om side i din postproces

Hvorfor fysisk og digital post bør eksistere side om side i din postproces

13/11/2018

Digitale kanaler giver virksomheder rentable og hurtige metoder til at kommunikere med kunderne. Selvom digital kommunikation er vokset og blevet mere populært, har den dog ikke erstattet traditionel fysisk post – for  nogle ting er det altid bedre at sende og modtage i fysisk form. Som en konsekvens af dette bliver virksomheder nødt til at vælge, hvilke meddelelser der skal leveres via hvilken kanal, og samtidig sikre, at de beholder overblikket i processen, ensartetheden på tværs af deres forskellige kanaler, og at de respekterer og tilpasser sig skiftende kundebehov.

Virksomheders kommunikation med kunderne er i konstant udvikling. Der var engang, hvor al kommunikation var ansigt til ansigt, og det er noget, der ikke kan erstattes, selv med moderne videokonferencer. Det skyldes, at den måde, du kommunikerer med dine kunder på, ofte siger lige så meget som den meddelelse, du prøver at overbringe. Hvis du tager dig tid til at mødes med en kunde, viser det, at du synes, de er det værd. Hvis du sender en kunde noget marketingmateriale med posten, viser kvaliteten af papiret og trykket kunderne, at du ønsker, at de skal have en førsteklasses oplevelse, når de har med dig at gøre.  

At vælge de rette kanaler 

Selvfølgelig er det upraktisk at levere al kundekommunikation via kun én kanal. At give en lille, personlig opdatering pr. post vil sandsynligvis blive set som både upassende og spild af ressourcer. Afhængig af hvad der skal siges, og hvor hurtigt beskeden skal nå kunderne, skal virksomhederne vælge den kanal, der passer bedst. Til daglig er de vigtigste kanaler helt sikkert e-mail og fysiske breve. Hvis en virksomhed kommunikerer på flere kanaler, der understøtter dette, er der uendelige fordele, hvad angår omkostninger og fleksibilitet, men det kan ikke gennemføres uden meget vigtige administrationsovervejelser

At kunne kommunikere med kunder via forskellige kanaler er noget, ders skal gøres med omhu. Hvis ikke virksomheden har fuldt overblik over, hvad der er sendt ud til kunderne, og hvor det er sendt, er der altid en potentiel risiko for at forvirre kunderne eller støde dem fra sig. Hvis kunderne modtager samme meddelelse som direkte markedsføring via flere kanaler, vil de nok føle sig bombarderet. Eller hvis kunderne modtager selvmodsigende beskeder via forskellige kanaler, bliver de desorienterede. Det kan også føre til pres på kundeserviceafdelingen, som skal tage sig af det øgede antal henvendelser fra kunder, der ønsker at få klar besked. Desuden kan kunderne meddele, at de ikke ønsker at modtage visse former for kommunikation via bestemte kanaler. Det er vigtigt, at sådanne præferencer overholdes løbende, ikke kun af hensyn til kundetilfredsheden, men også for at overholde databeskyttelseslovgivningen.   

Med administration af flere kanaler har du kontrollen 

Selv om det er udfordrende at håndtere kommunikation på tværs af flere kanaler med omhu, kan og bør virksomheder vælge en måde at kommunikere med kunderne på, som passer til dem. Med de rette løsninger til administration af flere kanaler kan virksomhederne få kunderne til at føle sig helt specielle og opbygge varige relationer ved at sende dem målrettede, personlige og tilpassede beskeder på det rigtige tidspunkt og via deres foretrukne kanal – og det helt uden at risikere kundeforvirring eller utilfredshed