Sådan beskytter du indholdet i dine dokumenter

Sådan beskytter du indholdet i dine dokumenter

26/06/2018

Der lægges mange kræfter i at oprette og sende virksomhedspost. Desværre kan det være skønne spildte kræfter, hvis breve og dokumenter ikke når frem til de tilsigtede modtagere. Som en hjælp til at sikre sig mod dette kan virksomheder overveje at udskifte manuelle processer med automatiserede med henblik på at opnå hurtigere og forbedret administration af udgående post og – hvad der er vigtigere –gøre administrationen mere sikker. 

Når forsendelserne fremstilles, sorteres og distribueres manuelt, er processen tidskrævende og har en stor fejlrate. Virksomhederne har brug for at vide, at sendte dokumenter når frem til de rette personer – de bliver nødt til at gøre alt, hvad de kan, for at minimere fejl i processen. Sådanne fejl er dyre målt i tid og penge, der bruges på forsendelser, som kommer på afveje, men de kan være mere end det. De er potentielt skadelige, hvis personoplysninger ender i de forkerte hænder. Lige nu er emner som opbevaring, beskyttelse og administration af personoplysninger på alles læber på grund af implementeringen af EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).

To sporingsmetoder til postsikkerhed

Virksomheder tyer i stadigt højere grad til processer, der kan levere et revisionsspor og robust måling og rapportering. Ved administration af udgående post kan dette omfatte to sporingsmetoder:

– Intelligente stregkoder: Software til administration af udgående post kan indsætte optiske mærker, fx stregkoder, der læses af en intelligent kuverteringsmaskine for at styre, hvilke dokumenter der lægges i hvilke kuverter – Elektroniske signaturer:  for at registrere, at postforsendelsen er nået frem til den tilsigtede modtager.

Implementering af digitalisering og automatisering i administrationen af udgående post strømliner opgaver og indfører skalerbarhed til processen. Alle relevante brugere kan få adgang til et onlineværktøj for at administrere fremstilling og sortering af dokumenter. Dette centraliserer funktionen, så den bliver mere effektiv og samarbejdsorienteret.

Problemfri automatisering

For mange små virksomheder byder digitale løsninger på fordele, men de har ikke nødvendigvis ekspertisen til at installere eller vedligeholde dem. De har brug for at vide, at automatisering er problemfri, så de kan fokusere på arbejdet med at betjene kunder og skabe vækst i virksomheden. Det er her sky-baserede løsninger kommer ind i billedet. Når softwaren kører i skyen, er der ikke brug for at hente downloads og opdateringer eller at have specifikke it-ressourcer til at administrere løsningen. Sikring af indholdet i dokumenter er vigtigt for alle virksomheder, for databeskyttelse og for kundetilfredsheden. Ved at arbejde med digitalisering og automatisering kan virksomheder regne med at forbedre sikkerheden i deres administration af udgående post og at implementere sporing og overvågning.