Sådan får du mere ud af din post 

Sådan får du mere ud af din post 

12/06/2018

Virksomheder sender en bred vifte af post - f.eks. tilbud, fakturaer og marketingmateriale. I hvert enkelt tilfælde ønsker de at maksimere forsendelsernes gennemslagskraft og samtidig holde omkostningerne nede.

Manuel klargøring af post tager lang tid, hvilket kan påvirke afkastet i den anden ende. Tiden kunne i stedet være brugt på at betjene kunder eller skabe vækst i virksomheden. I en perfekt verden ville virksomheder automatisere så meget af den manuelle postsortering som muligt og få mere tid til andre gøremål. Hvad angår forsendelsernes gennemslagskraft, reduceres værdien af post, hvis der sendes forkerte dokumenter ud, eller - hvad der er værre - hvis kunder eller andre interessenter modtager oplysninger, der ikke er beregnet til dem. Dette giver ikke blot et dårligt indtryk, men kan også udgøre en overtrædelse af kravene til databeskyttelse. For at maksimere afkastningsgraden og gøre det ønskede indtryk på kunderne bør virksomheder tilstræbe præcise og enkle processer til udgående post. Ved at benytte automatisering er det muligt at forenkle postsorteringen og indføre sikkerhedsforanstaltninger, der hjælper med at sikre, at de rette dokumenter når frem til de rette personer.

Automatisering og sikkerhed via digital administration af udgående post

Med det rette, digitale forsendelsesværktøj kan virksomheder klargøre post gennem et simpelt, centraliseret system til postadministration, der er tilgængeligt for alle medarbejdere, som har brug for det, via en webbaseret grænseflade. Derudover kan kuverteringsmaskiner lægge dokumenter i kuverter meget hurtigere, end det kan gøres i hånden. Software til administration af udgående post sorterer dokumenter efter forsendelsestype og forsyner dem derefter med optiske mærker (OMR/stregkode/2D) ud fra de oplysninger, de indeholder. Flere dokumenter til samme modtager kan grupperes sammen, så der spares på udgifterne til porto. De optiske mærker på den udskrevne post læses af en kuverteringsmaskine for at sikre, at hvert dokument sendes til det korrekte sted. Det er ikke blot effektivt, men også en sikker måde at forbedre administrationen af udgående post på.

Forbedret produktivitet og sikkerhed – og reducerede omkostninger

Ved at implementere større automatisering og centralisere processen for udgående forsendelser kan virksomheder nyde godt af forbedret produktivitet ved at reducere, hvor lang tid det tager at sortere post. De kan forbedre sikkerheden ved at bruge en intelligent kuverteringsmaskine sammen med optiske mærker, og de kan nyde godt af omkostningsreduktioner, der opnås gennem gruppering af post, som skal sendes til den samme person.