Sådan forvandler du dit hjemmekontor fra halvdigitaliseret til fuldt digitaliseret

Sådan forvandler du dit hjemmekontor fra halvdigitaliseret til fuldt digitaliseret

04/03/2019

Mange virksomheder kan via en digital transformation på tværs af forskellige processer få glæde af fordelene forbundet med automatisering. Disse omfatter tids- og omkostningsbesparelser, driftseffektivitet og forbedret ensartethed. Men når folk arbejder hjemmefra, ender processer ofte med at blive udført manuelt. Når dette er tilfældet med udgående kommunikation, kan det medføre unødigt tidsforbrug og omkostninger. 

Centralisering og automatisering giver en række fordele

Automatisering af produktionskanalen for fysisk og digital kundekommunikation kan forbedre den interne drift såvel som tilfredsheden hos eksterne interessenter. Det kan: 

  • Maksimere virkningen af kommunikationen gennem skræddersyede meddelelser, der er tilpasset den rigtige målgruppe
  • Sikre, at kunderne modtager kommunikationen på den måde, de ønsker dem – uanset om det er via fysisk post eller en elektronisk kanal som f.eks. e-mail
  • Give omkostningsbesparelser, når en overgang fra fysisk til digital post passer både afsender og modtager
  • Reducere unødigt tidsforbrug ved at omformatere meddelelser, så de passer til forskellige kanaler
  • Oprette en central registrering af kommunikation, så alle autoriserede brugere kan få adgang til en komplet historik over udsendte meddelelser

Disse fordele er hensigtsmæssige, uanset om kommunikationen er af hyppig, omfangsrig og transaktionsmæssig karakter eller mere ad hoc-præget. 

De bør også kunne realiseres overalt, hvor medarbejdere, der arbejder med kommunikationen befinder sig  – herunder fra hjemmekontorer. 

Integration på tværs af steder og kommunikationstyper 

Computerbaseret administration af post/e-mail transformerer hjemmekontorer fra halvdigitale yderposter i organisationsstrukturen til komplet digitaliserede og fuldt integrerede miljøer. Det understøtter behandling af oplysninger fra forskellige kilder i virksomheden og udsendelse af de enkelte kommunikationsmeddelelser via den rette kanal. 

Dette er ideelt til virksomheder, der forstår, at dét at levere effektiv flerkanalskommunikation kræver en integreret fremgangsmåde, og som har behov for at udvide denne til at omfatte både hjemmearbejdende medarbejdere og ad hoc-kommunikation.   

Med software til administration af udgående kommunikation kan autoriserede brugere af platformen direkte fra deres computer indsende post/e-mail, der skal udsendes til den tiltænkte modtager i henhold til vedkommendes kanalpræferencer. Dette er specielt ideelt, når teammedlemmerne arbejder hjemmefra, da der ikke er behov for at udskrive, folde, lægge dokumenter i konvolutter eller tilføje porto. 

Når det drejer sig om digital transformation, findes der værktøjer, der understøtter en fuldt integreret fremgangsmåde, som både omfatter flere forretningssteder og alle de kommunikationsmeddelelser, der udsendes.