Sådan maksimerer du effektiviteten i jeres postbehandling

Sådan maksimerer du effektiviteten for postbehandling

31/05/2018

Manuel poststyring af breve m.m. kan være tidskrævende og ineffektiv med høj spildtid. Virksomheder, der fortsætter med at anvende frimærker, står også til at tabe, når der anvendes unøjagtig porto. En frankeringsmaskine er en effektiv måde at spare tid  og muligvis også omkostninger ved hurtig og effektiv postbehandling. Den kan også tage et skridt videre og give indsigt, der kan bidrage til at forbedre udgående posthåndtering og maksimere besparelser i arbejdstid og portoomkostninger.

De fleste virksomheder med en frankeringsmaskine vil nok mene, at den sparede arbejdstid er den største fordel. Der er selvfølgelig også andre fordele ...

Intelligent portomåling

Det er rigtigt, at en frankeringsmaskine kan spare tid, der ellers ville blive brugt på postkontoret, men det sparer også virksomhederne tid tidligere i processen. Frankeringsmaskiner kan beregne og behandle store mængder post i forskellige størrelser og vægtklasser med en hurtig gennemstrømning, og dette skærer ned på den tid, som ellers ville blive brugt til sortering af post til porto.
Ved præcist at afveje posten sikrer frankeringsmaskinen også, at den korrekte porto betales hver gang; uden dette kunne for megen porto blive påsat, og den unødvendige ekstraudgift kan løbe op over tid. Dertil bøderne fra Postnord ved underfrankering. En anden væsentlig fordel er evnen til at udskrive logoer/ikoner og andre oplysninger på konvolutter sammen med portotrykket. Dette er en nem måde at styrke dit brand via brevet ... og endda skrive en bestemt besked, du ønsker at formidle. F.eks. "Vi støtter den gode sag om ..." eller jeres logo.

Detaljerede udgiftsrapporter

Udgående postbehandling stopper ikke, når varer fysisk har forladt virksomheden. Der er mulighed for løbende læring og forbedring, og den intelligente frankeringsmaskine gør det muligt. Den indeholder oplysninger om, hvor meget der er brugt, om hvilke typer post og fra hvilke dele af virksomheden. Den kan for eksempel identificere emner, der sendes som Quickbrev. Måske er det unødvendigt? Hvis det er tilfældet, er der blevet identificeret en mulighed for omkostningsbesparelser.

Fra detaljerede udgiftsrapporter kan porto betales korrekt i virksomheden, og det kan spare meget tid og besvær når der afstemmes omkostninger. Ikke alene det, det forenkler også afgifter, der påføres kunderne, hvis post sendes på deres vegne. Uden en digital optegnelse kan det være en lang og kompliceret proces at få et overblik over de oplysninger, der er nødvendige for at understøtte disse aktiviteter.

For virksomheder, der bruger en regnskabspakke, giver det også mening at hente information fra frankeringsmaskinen direkte for at automatisere omkostningssporing yderligere. Sammenkobling af systemer og strømlining af rapportering på denne måde kan hjælpe med at forbedre forretningsaktiviteterne, optimere potentielle besparelser og minimere fejl.