Sådan optimerer du dine interne postforsendelsesprocesser

Sådan optimerer du dine interne postforsendelsesprocesser

18/03/2019

Når mængden af indgående pakkers øges, sættes allerede travle postafdelinger under endnu mere pres. For virksomheder, der sælger online, kan en stigning i pakkeantallet være sæsonpræget og forbundet med returnerede varer efter en shoppinghøjsæson. For andre kan nethandlens stadigt stigende popularitet, kombineret med bekvemmeligheden ved levering af ordrer til arbejdspladsen, betyde, at postafdelinger håndterer et stort antal private såvel som erhvervsleverancer.

Faktisk viser en australsk undersøgelse, at ikke mindre end 50 % af medarbejdere får onlineordrer leveret til deres arbejdsplads. Londons borgmester Sadiq Khan udtalte for nyligt, at denne praksis medfører trafikpropper i den britiske hovedstad. Problemet er så stort for mange postafdelinger, at forbud imod private leveringer til arbejdspladser ikke er noget særsyn. 

Manuelle opgaver og multihåndtering

Håndtering af indgående leverancer er forbundet med en række udfordringer. Det kan være vanskeligt at identificere modtagerne, og hvor de befinder sig. De kan være vanskelige at opdrive, og at få leveret pakken til dem kan være lettere sagt end gjort. Alt dette medfører en række manuelle opgaver, hvor en enkelt pakke håndteres flere gange. Dette kan være frustrerende for både postafdelingen og modtageren. 

Pakker kan sætte sig fast i systemet, leveres forkert eller endda gå tabt. Medarbejdernes værdifulde tid opsluges, når man forsøger at løse problemer, og pakker, der bliver væk under transporten, skal erstattes, hvilket medfører udgifter, som kunne have været undgået. For at lette trykket, strømline opgaverne og fremskynde de interne leveringer er det nødvendigt at effektivisere arbejdsgangene. 

Sporing af indgående pakker giver driftssikkerhed og synlighed

Et sporingssystem til indgående post registrerer pakkers ankomst på stedet og sporer dem helt frem til leveringen. Det hjælper postmedarbejdere ved at tilbyde dem et mere driftssikkert, komplet system, og det beskytter alle, der er involveret i processen, med gennemsigtighed og fuld synlighed for hver pakke, der sendes afsted, samt elektronisk kvittering for modtagelsen. 

Et sådant system består af registrerings- og etiketteringssoftware til registrering af varer, håndholdte scannere til statussporing i realtid og registrerings- og sporingssoftware til oplysning om scanningshistorik og endelig dokumentation på levering (når modtageren skriver under ved modtagelse).  

Ved at strømline pakkemodtagelses- og leveringsprocesserne kan virksomheder opnå en hurtigere, mere effektiv proces og levere en service af høj kvalitet til interne kunder. Når eksterne faktorer forårsager stigninger i antallet af indgående pakkeleveringer, kan systemet hjælpe med at holde gang i den indgående post.