Sådan sikrer du præcis kundekommunikation

Sådan sikrer du præcis kundekommunikation

24/04/2018

Alle virksomheder ønsker at have en god kommunikation, og det betyder at få det rette budskab ud til kunderne til tiden og på den rette måde.

Virkeligheden er dog desværre lidt anderledes. Det er langt fra enkelt at opnå dette! Virksomhederne har i dag mange måder at kontakte kunderne på, herunder traditionel post og en række digitale kanaler, bl.a. e-mail. Brugen af hver enkelt af disse kanaler er en udfordring i sig selv. Hertil kommer kundepræferencer i forhold til, hvilke kanaler de ønsker at blive kontaktet igennem, og leveringen af præcis og effektiv kommunikation – det betyder, at hver eneste gang bliver en stor opgave.

Men det er en vigtig opgave, fordi præcision i kundekommunikationen er afgørende. Af hensyn til databeskyttelse og sikkerhed skal alle dokumenter nå frem til de tilsigtede modtagere. Hvis data, der indeholder personlige eller følsomme oplysninger, kommer på afveje, kan det udgøre et alvorligt databeskyttelsesproblem.

Virksomhederne ønsker desuden at sikre præcision for at maksimere gennemslagskraften af deres kommunikation. Kort sagt giver det et dårligt indtryk at sende forkerte oplysninger ud. Kunderne vil gerne høre fra virksomheder, der ved, hvem de er, og som leverer en personlig oplevelse. Det starter med at adressere kunderne korrekt, men omfatter også en mere avanceret personliggørelse for at opbygge stærkere kundeforhold.

Fra manuelt til digitalt: Forbedring af præcisionen med digitale værktøjer

I takt med at virksomhederne vokser, begynder de at bruge flere kommunikationskanaler, fra trykte medier til digitale medier. Hvis disse kanaler ikke koordineres fra start, kan det være vanskeligt at sikre konsistens, og administrationen af kommunikationen på alle kanaler kan være tidskrævende og give større risici for fejl.

Manuel ændring af dokumenter og omformatering af dem til forskellige kanaler – f.eks. som trykt post og e-mail – er en tidskrævende proces, og der kan opstå fejl. Oplysningerne kan i værste tilfælde blive sendt til den forkerte kunde, hvilket vil forringe dette kundeforhold og potentielt skade virksomhedens omdømme. Præcision er meget vigtigt for beskyttelse af data og virksomhedens omdømme.
 

Automatisering er med til at forbedre præcisionen og effektiviteten og opnå den helt afgørende personalisering, der kan hjælpe virksomheden med at få dets budskab frem. Software til administration af udgående post kan hjælpe med at administrere kommunikationen og sørge for, at meddelelser sendes ud i overensstemmelse med kundens ønsker.
 
Softwaren automatiserer mange aspekter af kommunikationsprocessen, blandt andet adresseringen, hvilket er med til at reducere risikoen for fejl. Desuden centraliseres administrationen af kommunikation, hvilket hjælper med til at undgå, at man mister overblikket over oplysningerne i virksomheden, så der udsendes overlappende eller duplikeret kommunikation.

Software til administration af udgående post: Hvordan fungerer det?

Dette digitale kommunikationsværktøj klargør forsendelser via et enkelt, centraliseret system til håndtering af fysisk post (breve). Det er tilgængeligt for alle medarbejdere, der har behov for at bruge det, via en webbaseret grænseflade.

Sådan fungerer det:

  1. Først sorteres dokumenterne i grupper efter f.eks. dokumenttype
  2. De tildeles optiske mærker (f.eks. stregkoder) baseret på de oplysninger, de indeholder. Disse stregkoder kan aflæses med en kuverteringsmaskine for at sikre, at hvert dokument ender, hvor det skal
  3. Indstillingerne til udsendelse vælges i henhold til, hvilke dokumenter der skal sendes hvordan
  4. Systemet leverer de forberedte dokumenter til de valgte kanaler, f.eks. trykt post eller e-mail.

Syv måder, hvorpå software til administration af udgående post kan hjælpe din virksomhed

Centralisering og automatisering af administrationen af kundekommunikation på denne måde kan hjælpe organisationerne:

  1. Øger kundetilfredsheden ved at opfylde kundernes præferencer for, hvordan de kontaktes, og ved at personliggøre deres meddelelser
  2. Forøger produktiviteten ved at reducere den tid, det tager at oprette og udsende kundekommunikationen
  3. Reducerer omkostningerne ved f.eks. at sende flere dokumenter til én kunde i én forsendelse for at spare porto og - hvis kunden ønsker det - ved at sende e-mails i stedet for fysiske forsendelser
  4. Øger sikkerheden, da softwaren sorterer og samler dokumenterne til hver enkelt modtager og sikrer indholdet af hver forsendelse ved hjælp af intelligente stregkoder til kuverteringsmaskinen
  5. Giver bedre internt samarbejde via ét centraliseret system til administration af e-mails, hvor alle medarbejdere, der har behov for det, kan få adgang
  6. Reducerer fejl, der kan forekomme, når processerne er manuelle og ikke digitale
  7. Skalerer og tilpasser, når kravene til virksomheden stiger. 

Gør effektiviteten og kundeoplevelsen bedre

Med softwaren til administration af udgående post kan virksomhederne frembringe interessant og personlig kundekommunikation mere effektivt. Ved at indføre automatisering i forbindelse med oprettelse og udsendelse af kundekommunikation øges præcisionen, hvilket sikrer, at leveringen sker til rette person på rette tidspunkt på den foretrukne måde.